Als je als leidinggevende met een dwars teamlid in gesprek gaat, is het belangrijk de volgende dingen te doen.
Vraag jezelf af: weet het teamlid wat er van haar verlangd wordt?
Is hierover eerder met haar gesproken? Wil ze het gevraagde niet doen, of kan ze het niet (gaat het haar boven de pet)? Soms wordt onvermogen verbloemd door onwil te tonen. Een teamlid dat voortdurend afgeeft op geautomatiseerde zorgplannen heeft bijvoorbeeld de vereiste computervaardigheden niet en wil daar niet voor uitkomen.
Plan het gesprek in en bereid het voor
Dit gesprek voer je niet ‘even tussendoor’ en liever ook niet in het laatste uurtje van de werkweek. Er is vooronderzoek nodig naar het gedrag van het teamlid. In het gesprek gaat het allereerst om het gedrag, het overtreden van de regel(s) en de (mogelijke) gevolgen ervan. Schrijf je belangrijke argumenten op en bedenk ook met welke tegenargumenten en ‘smoesjes’ het teamlid kan komen en hoe je hierop kunt reageren. Hou goed voor ogen: tijdens het gesprek staat het gedrag van het teamlid centraal, niet haar persoon(lijkheid).
Kies je woorden zorgvuldig
Verhelder de knelpunten met korte voorbeelden. Sta liever niet te lang bij elk voorbeeld stil. Als het teamlid verzachtende omstandigheden aanvoert of verklaringen voor het gedrag kun je daar natuurlijk wel op ingaan. Maar probeer een lange welles-nietesdiscussie te vermijden.
Een zelfsturend team loopt niet altijd meteen als een geoliede machine. Het werken in zo’n team vraagt om bepaalde vaardigheden. Teamcoach Astrid Vermeer weet waar zelfsturende teams tegenaan lopen en geeft tips >>
Spreek het teamlid op actie aan
Tijdens het correctiegesprek kan het teamlid met verklaringen komen voor haar gedrag. Maar daarmee is de kous niet af. Het gesprekspunt is hoe je kunt voorkomen dat dit opnieuw gebeurt. Hoe zorgt ze er voortaan voor dat ze wel op tijd komt? En dat haar inbreng in het overleg positief en opbouwend wordt? Het gaat ook nu om een gezamenlijke verantwoordelijkheid, waarin het teamlid op actie wordt aangesproken.
Maak afspraken
Maak aan het einde van het gesprek afspraken om herhaling van het ongewenste gedrag te voorkomen. Zet deze afspraken op papier voor een volgend contact. Leg de uitkomst van elk gesprek niet schriftelijk vast door deze te laten ondertekenen.
Wees consequent
Een van de valkuilen is dat bij onveranderd gedrag je als leidinggevende ontmoedigd raakt en het erbij laat zitten. Het knelpunt woekert door, in het team bouwt de wrevel zich op, tot op een gegeven moment de bom barst. Het komt erop aan dat teamleden weten waar zij aan toe zijn en dat zij eerlijke en duidelijke kansen krijgen hun functioneren te verbeteren. En een figuurlijke trap onder hun achterste als ze duidelijk niet willen. Dit geeft ook overzicht en rust naar andere collega’s.
Lees het hele artikel met tips van Roland Geelen staat in het februarinummer van AS (maandblad voor de Activiteitensector). Lees hier meer >>
