Registreren Waarom moet u zich registreren voor deze site? Lees meer

Welzijnsinstellingen huiverig voor digitale uitwisseling cliëntgegevens: De grenzen aan het gezamenlijke belang

Welzijnsinstellingen zoeken samenwerking met elkaar om daadwerkelijk iets aan de positie van cliënten te kunnen doen. Een digitaal cliëntendossier is daarbij onmisbaar. Toch zijn instellingen huiverig voor het elektronisch aan elkaar koppelen van gegevens. 'Maar je moet in staat zijn appels met peren met elkaar te vergelijken.'

Instellingen kunnen niet langer uitsluitend ieder voor
zich de gegevens van cliënten registreren. Heeft een cliënt een sociaal raadsman
in de arm genomen, dan is het toch handig wanneer deze weet of de cliënt contact
heeft met de schuldhulpverlening. Voor de huisarts kan het van belang zijn te
weten of iemand ook bij de Riagg loopt. Verschillende elektronische toepassingen
maken het instanties, die bij een cliënt betrokken zijn, mogelijk een
gezamenlijk digitaal cliëntendossier bijhouden. Maar instellingen wijzen op de
autonome positie van de instelling, op de uniciteit van de hulpverlening die
zich niet voor gezamenlijke registratie zou lenen en op de Wet op de
Persoonsregistratie. Ten onrechte, menen makers van programma’s als Into Regas
en IVIT.



Ondersteuning



‘Een stukje gereedschap om de procesgang te ondersteunen, meer niet.’ Zo
omschrijft Tom Blok, directeur van H & B Informatie Systemen, het
softwarepakket Into Regas. Volgens de maker biedt het programma een
‘organisatiebrede oplossing voor integrale ondersteuning van casemanagement,
relatiemanagement, resourcemanagement en kennismanagement’. Met name brede
welzijnsorganisaties, die meerdere werksoorten binnen hun muren herbergen,
kunnen hun werkprocessen ermee structureren. Via een boomstructuur bevat het
programma registratiemogelijkheden voor alle onderdelen van het
hulpverleningsproces, van de aanmelding en de intake tot probleemregistratie,
het hulpverleningsproces en de evaluatie. Bovenal biedt het pakket de
mogelijkheid om cliëntgegevens open te stellen en af te sluiten voor andere
gebruikers. Zo kan een sociaal raadsman bijvoorbeeld zien of een cliënt ook
contact heeft met de schuldhulpverlening, maar de inhoud van de contacten met
die discipline blijft voor hem afgesloten. Het softwarepakket wordt momenteel
gebruikt door een zestigtal instellingen in het maatschappelijk werk, door alle
75 organisaties voor slachtofferhulp en door alle Amsterdamse bureaus voor
schuldhulpverlening. Ook welzijnsorganisaties die zich bezighouden met
buurtbemiddeling gaan het programma invoeren en de Federatie Opvang overweegt
aanschaf voor de Nederlandse opvanginstellingen.



Schotten



Volgens directeur Blok is het ‘ongelooflijk moeilijk’ partijen ertoe te
bewegen aan gezamenlijk registratie van cliëntgegevens te doen. Instanties
hebben vaak het idee dat hun werksoort zo uniek is dat een gezamenlijke
registratie onmogelijk zou zijn. ‘Zelfs het argument dat je toch met z’n allen
voor de belangen van cliënten werkt, vindt weinig weerklank. Maar gezamenlijke
registratie hoeft niet te betekenen dat iedereen ook inzicht heeft in elkaars
dossiers. Je kunt ons pakket zo opzetten dat de hulpverlener van een bepaalde
instelling kan zien met welke instanties de cliënt nog meer contact heeft,
zonder dat de specifieke gegevens van die relatie toegankelijk zijn.’



Ook wijzen hulpverleners volgens Blok vaak op de Wet op de
Persoonsregistratie, die een gezamenlijke registratie in de weg zou staan. Ten
onrechte, zo meent hij.



‘Naam en adresgegevens mogen gewoon worden vastgelegd. En als een cliënt
van het sociaal raadsliedenwerk daar door het gebouw loopt, kan hij toch ook
zijn maatschappelijk werker tegen komen? In de kantine wordt ook over cliënten
gesproken, zonder dat daarbij vertrouwelijke informatie wordt prijsgegeven.
Zolang je de cliënt maar laat weten wie toegang heeft tot de gegevens en ervoor
zorgt dat informatie over de inhoud van de contacten alleen voor de betreffende
hulpverlener toegankelijk is, is er geen wet die dat verbiedt. Je kunt al die
schotten op den duur niet overeind houden. Er zijn al bijna geen zelfstandige
bureaus voor sociaal raadsliedenwerk meer. Die zitten bij het algemeen
maatschappelijk werk in. Deze werksoort zit steeds vaker bij de thuiszorg.
Tussen de instellingen is de ontschotting allang op gang gekomen. Maar die
schotten worden weer gehandhaafd tussen de verschillende disciplines binnen een
instelling.’



Zowel gemeenten als de landelijke overheid willen óók een gedetailleerd
beeld hebben, maar dan vanwege de vraag welk geld aan welzijnsactiviteiten wordt
besteedt. Daarom is een gezamenlijke gegevensregistratie voor
welzijnsinstellingen noodzakelijk. Momenteel is er volgens Blok nog een kloof
tussen wat gemeenten willen weten en wat instellingen kunnen aanleveren. ‘De
grotere welzijnsinstellingen werken steeds meer regionaal en worden dus
gefinancierd door verschillende gemeenten. Die willen echter wel per gemeente
weten waar de budgetten voor welzijnsactiviteiten aan worden besteedt. En ook de
wijze van financiering door verschillende gemeenten verschilt. Dan is het zaak
dat je de gegevensregistratie over je werkzaamheden zo organiseert dat je aan al
die verschillende wensen tegemoet kunt komen. Zeker in de welzijnssector moet
je, eenvoudig gezegd, in staat zijn appels met peren te vergelijken.’



Vraaggericht



Samenwerken bij het registreren van cliëntgegevens is één ding. De vraag is
echter vanuit welk perspectief die gegevens worden vastgelegd. Volgens Elly
Vreenegoor, directeur van Casemanagement-advies in Oss en betrokken bij de
ontwikkeling van het softwarepakket IVIT (Informatie Verwerking Integraal
Traject), is het niet voldoende wanneer alle instellingen die bij een cliënt
betrokken zijn hun informatie in één pakket plaatsen. ‘Dan registreert iedereen
de gegevens vanuit de optiek van zijn eigen instelling. Wil je echt
cliëntgericht werken, dan moet de registratie vanuit de optiek van de cliënt
plaatsvinden.’ IVIT, een softwarepakket voor intensieve hulpverlening aan
gezinnen met complexe meervoudige problemen, doet dat volgens adviseur Steef
Hoogendam. Het pakket is onlosmakelijk verbonden met de integrale benadering van
de problemen van deze doelgroep, meent hij. Het programma wordt gebruikt door
een twintigtal casemanagers is Enschede en Den Bosch. Behalve voor intensief
casemanagement en andere vormen van intensieve gezinsbegeleiding wordt het
pakket gebruikt voor zorgcoördinatie. Ook kan het dienen als meld- en
volgsysteem voor bijvoorbeeld dak- en thuislozen.



‘In de praktijk zie ik nog veel registratiesystemen die de gegevens van één
klant met één probleem vastleggen. Met IVIT is het mogelijk alle personen, die
deel uitmaken van het gezin met meervoudige problemen, te registreren. Onder
meer hun relatie tot het gezin, de financiële situatie, het niveau van werk en
scholing, culturele en religieuze aspecten en het soort buurt of wijk waarin ze
wonen.’



Volgens Vreenegoor is het belangrijkste daarbij dat de gegevens vast worden
gelegd door een, bij voorkeur onafhankelijke, casemanager is samenspraak met de
cliënt. ‘Wanneer een medewerker van een instelling de intakegegevens vastlegt,
gebeurt dat eigenlijk altijd vanuit het perspectief van de organisatie waarvoor
die persoon werkt. Met behulp van IVIT kan de cliënt voor al zijn leefgebieden
zelf aangeven waarin hij goed is, waar hij op vast loopt en bij welke aspecten
van zijn leven hij hulp wil. ‘Het voordeel daarvan is dat de klant zich bewust
wordt van zijn eigen situatie en zelf kan kiezen welk hulpverleningstraject hij
wil uitstippelen. Dat dient als uitgangspunt voor de hulpverlening door alle
instellingen die bij de cliënt betrokken zijn.’



Iedereen waarvan de gegevens in IVIT worden geregistreerd, zijn daarvan op
de hoogte. Maar dat betekent niet dat iedereen ook toegang tot die gegevens
heeft. De casemanager houdt de informatie bij, en print alle
assessment-informatie uit die aan bepaalde hulpverleners binnen instellingen
wordt gezonden. Vreenegoor denkt niet dat daarmee de privacy van de klanten
wordt geschonden. ‘Het voorkomt dat mensen keer op keer bij verschillende
instanties hetzelfde verhaal moeten vertellen. De cliënt krijgt uitgelegd wat
het traject inhoudt en geeft toestemming voor de registratie. Met dit systeem
registreer je de feitelijke situatie. Dat geeft een betrouwbaar beeld.’/Eric de
Kluis

Administrator

Of registreer je om te kunnen reageren.

Zorgwelzijn is een uitgave van Bohn Stafleu van Loghum, onderdeel van Springer Media B.V.
Voorwaarden