Gemeenten die werken met ervaringskennis gaan steeds vaker direct in gesprek met inwoners en cliënten om te weten hoe hun beleid in het dagelijkse leven van mensen uitpakt. Daarmee is het een derde kennisbron, naast wetenschappelijke en professionele kennis. Lucassen: ‘Wij hebben samen met ervaringsdeskundigen, professionals en gemeenten een lemniscaat ontwikkeld om het proces van het benutten van ervaringskennis in beleid transparant en inzichtelijk te maken.’ Het lemniscaat bestaat uit vier stappen: ervaring verzamelen, ervaring vertalen, beleid en uitvoering ontwikkelen, en terugkoppeling en evaluatie.

Stap 1: verzamelen van ervaringskennis

De eerste stap is het verzamelen van ervaringen uit de praktijk. ‘Het is belangrijk om dat zorgvuldig vorm te geven. Gemeenten, maar ook zorgaanbieders en adviesraden, schieten vaak te snel in de vorm waarin inwoners en cliënten worden betrokken,’ vindt Lucassen. ‘Dan wordt er een pizza-bijeenkomst georganiseerd, voor er nagedacht is over het waarom ervan. Mijn advies is om vooraf goed na te denken wie je waarom wilt spreken, wat je van plan bent met de input te doen en daarna pas te kiezen in welke vorm je die ervaring wilt verzamelen. Het betrekken van inwoners en clienten vraagt zorgvuldigheid en een goede voorbereiding. Een manier om de aansluiting goed te maken is door met sleutelfiguren in de gemeenschap of doelgroep samen te werken.’

Verwachtingsmanagement en werken met ervaringskennis

‘Belangrijk bij het verzamelen van en werken met ervaringskennis, is dat je aan verwachtingsmanagement doet. Vertel mensen die hun mening geven en ervaring delen wat er je ermee gaat doen. Deel je geplande proces.’ Als je dat niet doet, dan kan zo’n bijeenkomst resulteren in juist meer ontevreden burgers die zich ongehoord voelen, omdat ze geen zicht hebben op wat er achter de schermen gebeurt met hun input.

Stap 2: vertalen

‘Maak de vertaling niet té abstract. Zorg dat je dicht blijft bij de inbreng door citaten te gebruiken van de mensen die je gesproken hebt. Op die manier kan iedereen zich nog vinden in het eindresultaat. Dit proces, van ervaringskennis tot beleid komen, is namelijk minstens zo belangrijk als het uiteindelijke beleid.’ Koppel de conclusies of ‘vertaling’ van de ervaringskennis terug naar de doelgroep, raadt Lucassen aan. Op die manier houd je hen betrokken bij de beleidsontwikkeling. ‘En het is een manier om te controleren of je vertaling klopt. Kan je doelgroep zich vinden in de samenvattende vertaling?’

Stap 3: beleid en uitvoering ontwikkelen of aanpassen

De derde stap is ervaringskennis vertalen naar grotere lijnen, maar ook onderzoeken wat opvalt en hoe problemen ontstaan. Daarom is stap drie ook niet alleen ‘maak nu beleid’, maar ook ‘kijk wat er eventueel in de uitvoering moet veranderen’. Lucassen: ‘Het resultaat van ervaringskennis hoeft niet altijd beleid te zijn. Het kan ook zijn dat de uitvoering anders aangepakt moet worden om het de hulp beter te laten aansluiten bij de doelgroep.’

Stap 4: terugkoppelen en evalueren

Stap vier is terugkoppeling en evaluatie van het proces. ‘Deze stap wordt vaak vergeten,’ valt Lucassen op. ‘Hierdoor verlies je mensen. Zonder terugkoppeling krijgen participanten het gevoel dat hun verhaal verdwijnt in een groot gat en dat er niks mee gedaan wordt. Een volgende keer zijn ze minder geneigd om mee te doen aan een inspraakavond of andere vorm van beleidsparticipatie. Idealiter koppel je op meerdere momenten van het proces terug. Een beleidsontwikkeling op basis van ervaringskennis kan wel anderhalf jaar duren. Laat gedurende het proces dan bijvoorbeeld elk half jaar weten waar je in het proces bent. Maar laat in ieder geval aan het eind weten wat de uitkomst is van het proces.’

Evaluatie is feedback ophalen bij werken met ervaringskennis

De vierde stap van de methode is ’terugkoppeling en evaluatie’. Toch zijn dit twee verschillende dingen. Lucassen: ‘Een terugkoppeling is zeggen wat je gedaan hebt. Een evaluatie is vragen of de inwoners of cliënten verschil of verbetering merken. Evalueer daarom niet te snel, omdat het even kan duren voor de resultaten voor de inwoners of cliënten merkbaar zijn. Tevens blijkt hieruit waarom dit hele stappenplan een doorlopend proces is. Als je evalueert ben je eigenlijk al weer ervaringen aan het ophalen.’