Privacy statement verkiezing Sociaal Werker van het Jaar

Aangepast op: 27-02-20198

1              Inleiding

1.1 Dit Privacy Statement (“Statement”) wordt gebruikt door de Stichting FCB Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken (“FCB”), statutair gevestigd te Utrecht, kantoorhoudende te (3527 LA) te Utrecht aan de Koningin Wilhelminalaan 3, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder registratienummer 41168636 en Springer Media B.V. (“Springer”), statutair gevestigd te Houten, kantoorhoudende (3994 DL) aan de Walmolen 1, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder registratienummer 32107635.

1.2 FCB is ‘verwerkersverantwoordelijke’ in het kader van de organisatie van de jaarlijkse ‘Verkiezing sociaal Werker van het jaar’ (de “Verkiezing”) zoals bedoeld in de zin van artikel 26 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) voor de verwerking van de Persoonsgegevens zoals omschreven in dit Statement. FCB kan worden bereikt door een e-mail te sturen aan sociaalwerkervanhetjaar@fcb.nl. FCB en Springer hebben een overeenkomst gesloten over de verwerking van persoonsgegevens. Deze is opvraagbaar via sociaalwerkervanhetjaar@fcb.nl.

1.3 Het Statement is bedoeld om uit te leggen waarom en hoe er gegevens die natuurlijke personen identificeren of zouden kunnen identificeren (“Persoonsgegevens”) van u als (potentiële) kandidaat van de Verkiezing (de “Kandidaat”) worden verwerkt door FCB of Springer als ondersteuning in het kader van de organisatie van de Verkiezing. Kandidaten worden door derden aangemeld voor de Verkiezing en vervolgens wordt aan de Kandidaten gevraagd of zij instemmen met deelname aan de Verkiezing. Voornoemde toestemming wordt gegeven door middel van een toestemmingsformulier.

1.4 Kandidaten zullen tijdens de Verkiezing meewerken aan promofilmpjes en fotoreportages voor de website www.sociaalwerk-werkt.nl, de website www.zorgwelzijn.nl en het blad ‘Zorg+Welzijn’ en zij zullen daarnaast onder meer worden gepromoot op de websites www.zorgwelzijn.nl en www.sociaalwerk-werkt.nl. De winnaar van de verkiezing is een jaar lang ambassadeur van het vak sociaal werker, neemt deel aan de jury van de verkiezing in het jaar dat volgt op het jaar van de overwinning en ontvangt mooie prijzen.

2              Persoonsgegevens

2.1 FCB verwerkt Persoonsgegevens van u. Er zijn drie fasen die in het kader van de verwerking van Persoonsgegevens van de Kandidaat van elkaar onderscheiden kunnen worden:

1. Voordrachtfase: dit is de fase waarin iemand uit het professioneel netwerk of een derde, niet zijnde familielid de Kandidaat aanmeldt die naar zijn/haar mening in aanmerking dient te komen voor Sociaal Werker van het Jaar;
2. Nominatiefase: in deze fase wordt door FCB contact gezocht met de Kandidaat om hem/haar te informeren over het feit dat iemand hem/haar heeft genomineerd en om toestemming te vragen voor daadwerkelijke kandidaatstelling voor de verkiezing door middel van een toestemmingsformulier;
3. Genomineerdenfase: in deze fase wordt door de jury namens FCB een selectie gemaakt van de kandidaten en een winnaar bepaald door de jury (50%) en 50% door publiek (in de verhouding 25% internet-stemming en 25% aanwezigen op de dag van de sociaal werker op 13 maart 2019 in Ede, Reehorst.

2.2 De Persoonsgegevens die FCB tijdens de Voordrachtfase van voordrager en voorgedragene verwerkt, zijn:

2.2.1 Voor- en achternaam;
2.2.2 (zakelijk) telefoonnummer en (zakelijke) e-mailadres.
2.3 Naast deze Persoonsgegevens worden de volgende Persoonsgegevens door FCB verwerkt in de Nominatiefase en de Genomineerdenfase:
2.3.1 (zakelijke) contactgegevens en (zakelijke) adresgegevens;
2.3.2 De gegevens van de organisatie waar u in dienst bent;
2.3.3 De functies en nevenfuncties die u vervult;
2.3.4 Informatie uit de voordracht die de criteria voor de verkiezing ondersteunen;
2.3.5 Foto en filmmateriaal in diverse, voor de Verkiezing relevante media.  

Het verstrekken van de Persoonsgegevens onder 2.2 is noodzakelijk om genomineerd te kunnen worden voor de Verkiezing. Het verstrekken van de Persoonsgegevens onder 2.3 is een noodzakelijk voor de organisatie van en deelname aan de Verkiezing.

3              Bronnen

3.1 FCB verzamelt Persoonsgegevens die worden aangeleverd door de voordrager, de referenten, de contactpersoon uit de organisatie, door de Kandidaat en/of door deze zelf te verzamelen, onder meer uit openbare bronnen.

4              Doeleinden en grondslagen voor de verzameling van Persoonsgegevens

4.1 FCB verwerkt Persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden:

4.1.1 Om de Verkiezing te kunnen organiseren.

Het verwerken van Persoonsgegevens van de Kandidaat in de Voordrachtfase is noodzakelijk om:

  • De aanmelding van de Kandidaat te kunnen verwerken;
  • Er voor te zorgen dat de Kandidaat benaderd kan worden met de vraag of deze deel wil nemen aan de Verkiezing;

Het verwerken van Persoonsgegevens van de Kandidaat in de Nominatiefase en Genomineerdenfase is noodzakelijk om:

  • De Kandidaat deel te laten nemen aan de Verkiezing;
  • Om een selectie te maken van de Kandidaten en een winnaar van de Verkiezing uit te roepen;
  • Om de Verkiezing te promoten en onder de aandacht te brengen bij het publiek
  • Indien de Kandidaat wint, om extern te communiceren en te publiceren dat de Kandidaat de winnaar is en deze te promoten als ambassadeur van het vak sociaal werker.

4.2 FCB verzamelt Persoonsgegevens op basis van de navolgende grondslagen:

 

4.2.1 Met betrekking tot de Voordrachtfase en de Nominatiefase: op basis van het gerechtvaardigd belang om de Verkiezing te organiseren ter promotie van het vak Sociaal Werker en met die reden van derden Persoonsgegevens van de Kandidaat te ontvangen, behalve wanneer de belangen of de grondrechten van de Kandidaat en fundamentele vrijheden die tot bescherming van Persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen;

4.2.2 Met betrekking tot de Genomineerdenfase: op basis van toestemming van de Kandidaat.

 

5              Retentietijden

5.1 FCB bewaart de verzamelde Persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de doeleinden zoals in dit Statement omschreven te bereiken, tenzij er een wettelijke verplichting voor FCB bestaat om deze Persoonsgegevens langer te bewaren.

5.2

• De gegevens van een voorgedragene die besluit niet deel te nemen aan de Verkiezing, zullen binnen 1 maand na verstrijken van de deadline voor deelname aan de Verkiezing worden verwijderd. Dit geldt ook voor alle door de voordrager aangeleverde gegevens en de gegevens van de voordrager zelf.

• Over de gegevens van de overige voorgedragenen (niet zijnde genomineerden) geldt het volgende. FCB maakt met de voorgedragenen afspraken over of en onder welke voorwaarden hun gegevens gebruikt mogen worden. Zonder afspraken worden deze binnen twee maanden nadat de Verkiezing is gehouden en een winnaar bekend is gemaakt, verwijderd.

5.3 De gegevens van de winnaar en de twee genomineerden worden gelet op promotie van opvolgende verkiezingen na deelname tot zeven jaar nadat de betreffende persoon is uitgeroepen tot Sociaal Werker van het Jaar verwerkt. Na deze periode vindt bewaring in overleg plaats.

6              Ontvangers, doorgifte en beveiliging

FCB geeft geen Persoonsgegevens door aan derde partijen en niet aan andere landen. FCB hecht grote waarde aan de beveiliging van Persoonsgegevens en heeft hier passende maatregelen en waarborgen voor getroffen. Deze maatregelen voldoen aan de eisen die de AVG hier aan stelt.

7              Rechten

7.1 De AVG geeft betrokkenen, afhankelijk van de situatie en onder voorwaarden, de volgende rechten:

• Het recht om van FCB inzage, rectificatie, verwijdering en beperking van verwerking te vragen in de Persoonsgegevens; Het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken;

• Het recht van de betrokkene op dataportabiliteit;

• Waar de verwerking gebaseerd is op toestemming: het recht om de toestemming op ieder moment in te trekken, zonder dat er afbreuk wordt gedaan aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór deze intrekking;

• Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

7.2 FCB voert geen automatische besluitvorming, met inbegrip van profilering, uit.

7.3 In de uitvoering van deze rechten is het mogelijk dat FCB verzoekt om specifieke aanvullende informatie. Deze aanvullende informatie wordt slechts verwerkt met het doel om de genoemde rechten uit te oefenen.

8           Vragen

8.1 Voor vragen over dit Statement of de verwerking van Persoonsgegevens door FCB en voor verzoeken ten aanzien van uw Persoonsgegevens kunt u contact opnemen met FCB via de gegevens zoals vermeld in artikel 1.1 van dit Statement.