Registreren Waarom moet u zich registreren voor deze site? Lees meer

Hoe kun je effectief vergaderen?

In de zorg- en welzijnssector besteden we nogal wat tijd aan vergaderen. Deze tijd wordt niet altijd effectief benut. Bijvoorbeeld doordat punten die niet op de agenda stonden toch behandeld worden. Of door gebrek aan aandacht voor het groepsproces. Hoe kan het anders?
Hoe kun je effectief vergaderen?
Foto: Stock.xchng

Het maandblad voor de Activiteitensector (AS) geeft deze tips:

Snel besluiten is niet altijd goed

Een goed besluit is altijd nog te verkiezen boven een snel besluit. Bij een goed besluit zijn alle argumenten zorgvuldig afgewogen, iedereen heeft zijn bijdrage geleverd en er is voldoende tijd geweest om goed na te denken over de consequenties van het besluit. De kans is zo kleiner dat  sommige collega's op het besluit terug zullen komen.

Zorg voor een duidelijke agenda

Een goede agenda maakt duidelijk waarom een punt op de agenda staat en wat degene die het ingebracht ermee hoopt te bereiken. Zet niet alleen 'vakantieplanning' op de agenda. Dat is niet voldoende. Geef aan waarom dat punt op de agenda staat en wat de bedoeling ervan is. Mag iedereen zijn wensen aangeven? Is het een mededeling? Wordt er over besloten?

Maak de agenda tijdig bekend

Zo'n agenda moet een paar dagen van tevoren bij iedereen bekend zijn. Zo kan iedereen zich goed voorbereiden en dat scheelt tijd. Lukt dat niet, start dan altijd met het gezamenlijk vaststellen van de agenda. Let daarbij vooral op welke punten om bedenktijd vragen.

De concrete invulling van sociale wijkteams komt bij gemeenten op gang. Ze zijn druk bezig met wat sociale wijkteams gaan doen, welke doelgroep ze gaan bedienen en in welk gebied ze gaan werken. Voordat je als beroepskracht binnen dit sociale wijkteam aan de slag gaat, wil ik je een vraag stellen. Denk jij er al over na hoe je straks je werk gaat verantwoorden? Lees meer >>

Kies voor kwaliteit boven kwantiteit

Een paar keer per jaar een goede vergadering, waarin zorgvuldig besluiten worden genomen, is beter dan heel vaak vergaderen zonder zichtbare resultaten. Zijn er tijdens jouw vergaderingen vaak geen echte vergaderpunten? Wordt de vergadering vooral gebruikt wordt om ongericht over van alles en nog wat te praten? Overweeg dan om minder vaak te vergaderen.  Af en toe eens informeel bijpraten kan zeker een functie hebben, maar is wat anders dan een formele vergadering.

Niet iedereen hoeft bij een vergadering te zijn

Moet iedereen altijd meevergaderen? Doen stagiairs en invallers ook mee? De omvang van de groep is van invloed op de kwaliteit van de vergadering. Zitten jullie vaak met twintig mensen of meer? Dan is het advies daarmee te stoppen, want met die omvang zal het zelden een goede vergadering worden. Er zijn grenzen aan wat nog een effectieve groep is. Je kunt vaak beter voor twee kleine teams/vergadergroepen kiezen dan voor een groep van twintig.

Let op de volgorde van de agendapunten

De procesevaluatie en de onderlinge samenwerking komen vaak als laatste aan bod. Vaak vervalt dit agendapunt, omdat de vergadering al uitloopt. Het risico is dat je zo alleen evalueert wanneer iets echt misgaat. Zet de samenwerking als eerste punt op de agenda, maar stel wel vast hoeveel tijd jullie voor dat punt uit willen trekken: bijvoorbeeld tien minuten.

Zet de vergadering zelf op de agenda

Zie je dat het beter kan, dat jullie vergadering niet altijd effectief is? Zet dan de vergadering zelf eens op de agenda en peil hoe je collega's de vergadering ervaren. Misschien  heb je dan iets aan deze tips. Vergader ze!

Lees meer over effectief vergaderen in AS (maandblad voor de Activiteitensector) van juni/juli >>

John Sijnke

Of registreer je om te kunnen reageren.

Zorgwelzijn is een uitgave van Bohn Stafleu van Loghum, onderdeel van Springer Media B.V.
Voorwaarden